Ochrana osobních údajů na pracovišti je název publikace, kterou v těchto dnech vydává Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) v tištěné i elektronické formě, jež je k dispozici ke stažení při dodržení základních pravidel, jimiž je především uvedení původního zdroje.

ÚOOÚ vydal tuto praktickou publikaci ve spolupráci s úřady pro ochranu osobních údajů v Polsku, Bulharsku a Chorvatsku, a to v rámci Projektu partnerství Leonardo da Vinci Evropské komise.

„Již před několika lety jsme ve spolupráci s kolegy z Polska a Maďarska vydali podobného rádce, který se na problematiku ochrany osobních údajů na pracovišti díval z pohledu zaměstnavatelů,“ připomíná organizátor projektu Ing. Jiří Měsíček z Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). „Po nabídce z polské strany, abychom v naší práci pokračovali a tentokrát se věnovali především zaměstnancům, jsme rádi souhlasili. Podle nás má tento díl ještě větší význam, protože zaměstnanci při sporech na pracovišti obvykle tahají za kratší konec a pomoc potřebuji více a častěji.“

Po dvou letech společného úsilí autorského týmu ze čtyř zemí tak vznikl přehledný a uživatelsky přívětivý text, který formou otázek a odpovědí postihuje nejčastější problémy související s ochranou osobních údajů na pracovišti.

„Jedná se samozřejmě o základní pravidla, někde uvádíme i výjimky týkající se jednotlivých zemí. Naší ambicí však bylo vytvořit rádce využitelného i jinde než ve zmíněných čtyřech zemích, takže nás velice potěšilo, když se před několika dny přihlásil rumunský úřad, zda by mohl text přeložit a využívat pro svou potřebu,“ komentuje obsah této příručky šéf projektu za český ÚOOÚ Mgr. František Nonnemann. „Snažili jsme se pokrýt celý pracovně-právní cyklus od hledání zaměstnání až po ukončení zaměstnání. Text je samozřejmě určen především zaměstnancům, ale užitečný může být i zaměstnavatelům nebo personalistům.“

Nejlépe si však tuto odbornou publikaci představíme, pokud prolistujeme jejích pět kapitol a vybereme jako ukázku vždy jednu otázku s odpovědí.

1. kapitola: Hledání zaměstnání

Může personální agentura předávat mé osobní údaje potenciálním zaměstnavatelům?

Předávání údajů je rovněž nutné považovat za jejich zpracování. To znamená, že personální agentura může Vaše údaje předávat dalšímu subjektu (typicky domácímu nebo zahraničnímu subjektu, který hledá nové zaměstnance) pouze tehdy, pokud k tomu má řádný právní titul, především Váš předchozí prokazatelný souhlas. Každá personální agentura, která shromažďuje osobní údaje, Vás musí informovat o tom, komu osobní údaje bude nebo může v budoucnu předávat.

2. kapitola: Výběrové řízení

Může můj potencionální zaměstnavatel kontaktovat mého předchozího nadřízeného a ptát se na mě?

Někteří zaměstnavatelé mohou chtít získat informace o uchazečích o zaměstnání i tím způsobem, že kontaktují jejich předchozí zaměstnavatele. To by se však nemělo dít bez souhlasu daného uchazeče. Pokud o Vás a Vašich předchozích zaměstnáních potenciální zaměstnavatel chce získat detailní informace, může Vás požádat o reference a o kontaktní údaje osob, které tyto reference mohou poskytnout.

3. kapitola: Pracovní poměr

Je nezbytné uchovávat v pracovním spise informace o mém osobním životě?

Váš osobní spis může v zásadě obsahovat pouze informace o Vašem pracovním vztahu. V určitých případech však v něm mohou být i údaje týkající se Vašeho osobního života. Tyto informace musíte obvykle poskytnout Vy sami, aby zaměstnavatel mohl dostát svým povinnostem. Budete-li například potřebovat volno na vyřízení svých soukromých záležitostí nebo povinností (svatba, narození dítěte, darování krve, úmrtí příbuzného, jednání u soudu), musíte zaměstnavateli poskytnout příslušné informace.

4. kapitola: Ukončení pracovního poměru

Co se stane s mým e-mailovým účtem, když opustím zaměstnání?

Pokud Váš e-mailový účet, který Vám byl přidělen u Vašeho bývalého zaměstnavatele, obsahuje Vaše jméno nebo přezdívku, pak se jedná o Vaše osobní údaje a nikdo jiný nemá právo používat tuto adresu bez Vašeho souhlasu. Jakmile opustíte zaměstnaní, měla by být tato e-mailová adresa zrušena.

Je důležité poznamenat, že Váš bývalý zaměstnavatel má právo Vás požádat, abyste zkontaktoval/a všechny zákazníky/partnery, se kterými jste komunikoval/a, a informoval/a je o zrušení Vaší e-mailové adresy a o nových způsobech, jak mohou zaměstnavatele kontaktovat. Také byste měl/a před zrušením Vaší e-mailové adresy bývalému zaměstnavateli předat veškeré relevantní informace týkající se Vaší práce.

5. kapitola:  Práva zaměstnance a dozorové orgány jako pomocná ruka

Jak mám žádost o informace o zpracování mých osobních údajů nebo o jejich opravu formulovat? Musím uvádět přesné citace konkrétních ustanovení zákona?

Nemusíte: zaměstnavatel je povinen posoudit Vaše podání podle jeho obsahu, postačí tudíž, pokud se v podání jednoznačně identifikujete a uvedete, že požadujete sdělení informace zaměstnavatelem nebo opravu specifikovaného nepřesného údaje, který o Vás zaměstnavatel zpracovává.

Význam vydání publikace Ochrana osobních údajů na pracovišti přibližuje předseda ÚOOÚ RNDr. Igor Němec: „Pokud bych měl stručně vyzdvihnout její hlavní klady, pak je to její užitečnost, mezinárodní spolupráce při jejím vytvoření a především nebývalý zájem, který jsme už během pár týdnů od jejího vydání zaznamenali.“

 .