Oba dopisy slouží jako doplněk vašeho životopisu, aby si o vás personalista udělal lepší představu. A vy jste ho jejich pomocí přesvědčili, že jste tím pravým kandidátem na danou pozici. Kdy se tedy hodí poslat průvodní dopis a kdy zvolit motivační dopis?

Průvodní dopis

Při žádosti o zaměstnání se asi častěji setkáte s průvodním dopisem, který by měl být bez výhrady součástí každé žádosti o zaměstnání, i když si ho zaměstnavatel explicitně nevyžádá. Průvodní dopis připojíte přímo do těla e-mailu, ve stručnosti se v něm představíte a vysvětlíte, proč žádáte o danou pozici a jaké pro ni máte předpoklady. Jedná se o váš první kontakt s personalistou, takže je klíčové, abyste ho v průvodním dopisu zaujali a přesvědčili ho k otevření příloh e-mailu (kde najde váš strukturovaný životopis a třeba také motivační dopis). Proto přípravu průvodního dopisu rozhodně nepodceňujte.

Jak má průvodní dopis vypadat?

Jedná se o formální dopis, který by měl obsahovat všechny nezbytné zdvořilostní fráze. Měl by být krátký a výstižný, ale zase ne příliš strohý. Odkazujte v něm na informace obsažené v životopisu, ale zbytečně je nerozvádějte a nedublujte. Text strukturujte do krátkých odstavců.

Příklad obsahu:

• Oslovení, rozloučení
• Informace o tom, na jakou pozici reagujete, kde jste inzerát objevili
• Vaše stručné představení
• Důvody, proč se na danou pozici hodíte, jaké jsou vaše zkušenosti, čím firmu obohatíte, když vás zaměstnají

Motivační dopis

Hlavní rozdíl mezi průvodním a motivačním dopisem je v jejich délce. Dá se říct, že průvodní dopis je takovou stručnější verzí motivačního dopisu, ve kterém je žádoucí se více rozepsat o vašich důvodech, motivaci či relevantních pracovních zkušenostech. Je to váš prostor, ve kterém můžete personalistu zaujmout a prodat své schopnosti a znalosti. Motivační dopis se nejčastěji posílá jako příloha (kvůli formátování ideálně jako pdf). Záleží na zaměstnavateli, ale častěji je vyžadován na vedoucích, manažerských či kreativních pozicích, kde je třeba více popsat vaši motivaci a vztah k danému oboru.

Jak má motivační dopis vypadat?

Stále se jedná o dopis, takže by měl obsahovat všechny formální náležitosti. Své myšlenky můžete rozvést, ale držte se ideálně v rozmezí jedné A4. Při jeho tvorbě se pro inspiraci podívejte na vzorový motivační dopis.

Příklad obsahu:

• Oslovení
• Úvod – napište, o jakou pozici se ucházíte, kde jste inzerát objevili
• Vaše představení a vysvětlení zájmu o danou pozici
• Motivace – rozepište důvody, proč se na danou pozici hodíte, ale i jaké výhody přinesete svému budoucímu zaměstnavateli
• Cíle – sdělte personalistovi své budoucí plány, čeho byste chtěli dosáhnout, kam byste mohli firmu posunout dál
• Kontakty – odkažte na svůj životopis, kontaktní údaje pro další informace a vyzvěte personalistu k osobnímu setkání
• Rozloučení

Na co si dát pozor při psaní

Pomocí průvodního/motivačního dopisu uděláte na svého zaměstnavatele první dojem. A záleží jen na vás, jaký bude. Proto doporučujeme nepoužívat univerzální text pro každou žádost o zaměstnání. Dejte si tu práci a vytvořte vždy nový obsah. Věřte tomu, že každý zkušený personalista univerzální reakci ihned odhalí. Myslete i na pravopis a stylistiku, text si po sobě raději dvakrát přečtěte. Nebuďte moc žoviální, ale ani příliš strojení.

Stejná pravidla aplikujte i při komunikaci prostřednictvím e-mailu či zpráv na LinkedInu. Než personalistovi odpovíte, raději si po sobě vše zkontrolujte. První dojem můžete udělat jen jednou.